Séparation des fonctions
La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d’enregistrements qui représentent des opérations multiples. La fiabilité d’une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne. Les objectifs du contrôle interne sont les suivants :
– Prévenir les erreurs et les fraudes ;
– Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’ONG ;
– Gérer rationnellement les biens de l’ONG ;
– Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les
opérations.
La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches. Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein de l’ONG :
Description
ARDS dispose de deux comptes bancaires distincts qui sont tous à la BIM Ces deux comptes sont :
– Le compte pour les activités des projets
– Le compte de fonctionnement pour les frais généraux des projets.
Toute sortie de banque nécessite toujours deux signatures. Les signataires autorisés sont :
Président | Président |
Responsable Financier | R.F |
Aucun chèque ne doit être signé en blanc. Les pièces justificatives supportant une sortie de banque doivent toujours être présentées aux deux signataires en même temps que le chèque, afin qu’ils puissent vérifier que les pièces et le chèque correspondent.
Responsabilité
Pour tous les virements, que ce soit compte à compte ou vers les bénéficiaires, Ces virements sont sous la responsabilité du Responsable Financement.
Les carnets de chèques doivent être sous le contrôle exclusif du Responsable Financement et gardés à l’intérieur du coffre.
Séparation des tâches
En principe, celui qui est responsable des comptes bancaires ne doit pas préparer le rapprochement bancaire. Les pièces de banque et autres relevés bancaires doivent être reçus directement par l’agent chargé du rapprochement bancaire et ne doivent être remis au RF qu’une fois les rapprochements bancaires effectués.
Procédure de paiement des dépenses
Le paiement des dépenses est effectué suivant les étapes ci-après :
Etapes | Intervenants | Actions |
1 | R.F | Réception des factures |
2 | R.F | Vérification réalité et cohérence des pièces d’achat de fournitures et matériels (factures, bons de commande, bons de livraison, montant) et visa pièces |
3 | R.F | Vérification exactitude échéanciers et montants (locations, assurances) |
4 | Comptable | Imputation budgétaire |
5 | Comptable | Saisie facture dans le fichier Excel |
6 | Coordinateur | Apposition « Bon à payer » |
7 | R.F | Préparation chèque |
8 | Signataires | Signature chèque
|
9 | R.F | Transmission chèque au fournisseur |
10 | Comptable | Acquit de paiement du fournisseur |
11 | Comptabilité | Saisie paiement facture dans et classement |
12 | Coordinateur et R.F | Vérification souche chéquiers pour les paiements effectués
|
L’apposition de la mention « bon à payer » doit être régularisée au retour du Coordinateur dans le cas où des paiements ont été effectués en son absence.
Rapprochement bancaire
Un rapprochement bancaire doit être préparé à la fin de chaque mois, pour chaque compte bancaire et par le comptable. Pour cela, un rapprochement entre les relevés bancaires et les chèques émis comptabilisées dans les journaux doit être fait dans le logiciel SARRI Version I7. Les états de rapprochement sont par la suite imprimés et présentés auprès du Directeur, avec les relevés, pour approbation. Une fois complétés et dûment révisés et approuvés par le Directeur, les rapprochements bancaires doivent être classés, pour référence ultérieure.
Transaction
Pour toute transaction qui donne lieu à une émission de chèque, les pièces justificative doivent être présentés aux signataires en même temps que le chèque, afin qu’ils puissent vérifier que le chèque et les pièces correspondent.
Annulations de chèques
En cas d’annulation de chèque, la souche contenant le numéro de chèque est à détachée et conservée à l’intérieur du carnet de chèques.