La gestion comptable

Tout savoir sur la gestion comptable de l’ONG.

Cadre comptable

La comptabilité d’ARDS est tenue selon le plan comptable en vigueur (SYSCOHADA REVISE) et sur le logiciel SAGE COMPTA. Mensuellement, un reporting comptable sous Excel doit être fait suivant les données comptabilisées sous SAGE COMPTA. Des tableaux de bord sont aussi tenus de façon extracomptable.

Accès aux données comptables

Le RF et le comptable sont les seules personnes habilités à avoir accès aux données comptables.

Classement des pièces comptables

Les pièces comptables sont classées par le comptable par ordre chronologique et par compte de trésorerie. La numérotation apposée sur chaque pièce sera faite suivant le format suivant : n° pièce/trésorerie/mois/année.

Supports comptables et procédures d’enregistrements

Supports comptables

L'entreprise dispose des supports suivants : Livre d'inventaire; Etat inventaire; Journal de paie; Journal de caisse; Journal de Banque; Journal report à nouveau; Balance générale de l'exercice.

Procédures d'enregistrement

Etablir un diagramme qui donne une idée précise sur l’acheminement des différentes pièces comptables jusqu’à leur classement définitif Saisir les travaux de fin d'année - Dotation aux amortissements - Inventaire - Tirer les états de synthèse Ouvrir un nouveau dossier comptable et Commencer la saisie des pièces nouvelle année

Traitement comptable et éditions périodiques

Traitement annuel

Etats de synthèse : 1- Compte de Résultat; 2- BILANS ; 3-Gestion des amortissements .

Mise à jour périodique

Mise à jour périodique (pour les mois); Mise à jour annuelle (remise à zéro des comptes et des journaux pour ouvrir un nouvel exercice).

Traitement comptable

a) Traitement des écritures: Saisie des écritures; Consultation des mouvements par date; Maintenance des écritures : modification du n° de compte, du montant, n° de pièce et date lorsqu'il s'agit d'annulation le montant est remis à zéro. b) Gestion des grands livres (historique): Interrogation mouvement historique sur écran ou imprimante; Edition Grand livre; Suivi des comptes Balance âgée; Initialisation des balances et édition; Edition journaux; Report à nouveau automatique pour l'exercice suivant.

Cycle achats

Le cycle achats/fournisseurs/décaissements suit le cheminement suivant :
– Commandes
– Réception des commandes
– Réception des factures
– Comptabilisation
– Règlement
– Traitement des retours (Avaries Fournisseurs Manquants)


Commande

Toute commande doit être autorisée par le Président et fait l'objet d'un bon de commande valorisé. Chaque bon de commande est vérifié par la secrétaire eu égard aux tarifs et conditions de règlement particulières. Le bon de commande est ensuite signé par le Président. Chaque commande est suivie quant aux délais d'exécution par la secrétaire qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dépassée.

Réception de commandes

Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur par le magasinier qui contrôle les caractéristiques principales des articles réceptionnés et émet un bon de réception pré numéroté en trois exemplaires. Le bon de réception reprend les caractéristiques du produit livré : - quantités reçues, - nombre, - références, - date de réception, - visa. Le bon de commande et le bon de réception sont classés par ordre d'arrivée des réceptions en attente de réception de la facture par le comptable.

Comptabilisations

Les factures sont comptabilisées dès leur réception, par le service comptable, après vérification des conditions de prix et de règlement. Après comptabilisation, l'original de la facture reçoit le visa d'enregistrement. Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre chronologique les factures classées par numéro. Chaque écriture doit indiquer : la date de la facture, le numéro de la pièce justificative, le numéro du compte fournisseur mouvementé, l'identification du fournisseur, le montant TTC, la ventilation de la charge par destination, la TVA récupérable.

Règlement

Après vérification de l'original de la facture avec le bon de réception (quantités reçues) et le bon de commande (vérification des prix unitaires, des conditions de règlement, des remises accordées), le comptable appose le timbre « Bon à payer». Après délivrance du « Bon à payer», les prévisions de règlement sont enregistrées sur un échéancier avec l'indication de la date d'échéance, des références de la facture, du mode de règlement. Cet original est classé immédiatement par ordre numérique. Le règlement de la facture, qui est effectué par virement bancaire, est préparé par le comptable et signé par le dirigeant et le Directeur Administratif et Financier. La date et le mode de paiement sont alors portés sur le double de la facture.

Procédures générales

Organigramme général 

Traitement du courrier

Traitement du courrier reçu

L’ouverture des plis est assurée par la secrétaire. Elle procède ensuite à l’enregistrement du courrier sur le registre courrier ARRIVE. Les informations suivantes doivent y être inscrites :numéro d’ordre d’arrivée, date d’arrivée, date de la lettre, références indiquées sur la lettre, origine, objet (résumé), destinataire. En ce qui concerne les factures pour les partenaires, ils sont reçues  en deux exemplaires. Les exemplaires supplémentaires seront détruits.

La secrétaire classe le courrier par nature :

– demande de prix, de documentation,
– factures et relevés des fournisseurs,
– offres de services,
– relevés et documents émanant des banques,
– autres.

Elle le transmet sans tarder à chaque destinataire. Il faut noter que l’intégralité du courrier est transmise au dirigeant dés le départ par la secrétaire. Ce dernier le lui rend sans tarder pour diffusion.

Traitement du courrier départ

La secrétaire émet le courrier. Une copie sera réservée pour le classement chronologique. Un double portant l’entête de l’ONG ou une photocopie de l’original seront classés dans le dossier du tiers intéressé (fournisseur, salarié, organismes, etc.).

Les mentions à porter sur chaque envoi seront les suivantes : date, qualité et nom du signataire, mention du destinataire, liste des pièces jointes, code classement ou numéro chronologique, objet du document, dénomination et adresse complète de l’entreprise.
Le courrier est obligatoirement présenté à la signature du dirigeant. Il signe l’original et paraphe les deux doubles. Le dossier de présentation comprend:  le ou les originaux à signer et expédier; les deux doubles à parapher; les pièces à joindre; les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de l’affaire.

Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans la signature du Président  (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe l’original, paraphera les doubles qui seront présentés sans tarder à la signature du dirigeant dès son retour, pour approbation.
Il est interdit de classer les doubles sans paraphe du Président.

Cycle personnel - paie

Règles de base:  (Se référer aux règlements intérieurs)

1- Embauche

• Avant chaque embauche, un contrat de travail écrit est établi conformément aux dispositions réglementaires. Il convient de s’assurer que :

  • les étrangers possèdent des cartes de séjour et de travail ou de résidence, en cours de validité;
  • les diplômes afférents au poste à pouvoir sont fournis;
  • les certificats de travail des emplois antérieurs sont tous fournis;
  • la rubrique « enfants » est correctement remplie ;

 les coordonnées bancaires sont justifiées par un relevé d’identité bancaire ou postal pour virement du salaire. Au plus tard, avant la fin de la période d’essai, le nouveau salarié devra fournir :
– une fiche individuelle ou familiale d’état civil correspondant à sa situation maritale ;
– une carte de la sécurité Sociale ;
– un extrait de casier judiciaire.

2- Sanctions disciplinaires

Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravité de la faute commise. Il existe tout d’abord la possibilité de donner un avertissement ou blâme, puis une mise à pied et enfin le licenciement. Le motif de licenciement est invoqué dans la lettre de licenciement pour éviter la qualification et ses conséquences du licenciement abusif. (Se référer au Code de Conduite Interne)

3- Acompte sur salaire

L’acompte sur salaire ne doit pas excéder 80% du montant du salaire perçu habituellement par le salarié, en fonction du temps réellement effectué. Cette facilité doit rester exceptionnelle. Le remboursement doit intervenir par prélèvement sur le salaire du mois au cours duquel l’acompte est versé. Le principe de l’acompte sur salaire ne constitue pas un droit pour le salarié.

4- Gestion des maladies

Il convient de se référer aux règlements intérieurs, aux choix faits en sus par l’ONG en matière de prévoyance.

4- Gestion des conges et absences

a- Principe
La période de référence pour le calcul de l’indemnité de congés payés est du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.
La période de prise de congés par les salariés est fixée du 1er juin au 31 octobre. Durant la période de prise de congés, le salarié doit, en règle générale, prendre au moins 14 jours ouvrables de congés.

b- Gestion 
L’ONG  suit sur un document l’évolution des congés pris par le salarié en cours d’année. Un imprimé est signé par l’intéressé chaque fois que ce dernier prend des congés. Cet imprimé est transmis au service Paie.


c- Absences
Comme pour les congés, les absences, hormis celles pour maladies ou congés payés ou récupération, sont portées sur les documents mentionnés ci-dessus et signées par l’intéressé.
Ces documents sont transmis au service Comptabilité.

fixée du 1er juin au 31 octobre. Durant la période de prise de congés, le salarié doit, en règle générale, prendre au moins 14 jours ouvrables de congés.

5- Registres obligatoires

-Registre Unique du personnel (conservation 5 ans).
– Registre de l’Inspecteur du travail, des mises en demeure (conservation 5 ans).
– Registre de la médecine du travail.
– Registre des délégués du Personnel.
– Registre des contrôles techniques et de sécurité.

6- Affichages

– Convention Collective (lieu d’embauchage, lieu de travail)
– Règlement Intérieur (lieu d’embauchage, lieu de travail)
– Durée du travail (lieu de travail)
– Textes généraux (lieu d’embauchage, lieu de travail)
– Coordonnées Inspection du Travail (local accessible au personnel)
– Coordonnées Médecine du Travail (local accessible au personnel)
– Consignes en cas d’incendie
– Secours.

7- Utilisateurs de vehicules

Principe: A l’embauche, le Président  doit vérifier si le salarié possède bien son permis de conduire. La photocopie de ce document doit être établie et insérée dans le dossier de l’intéressé.

Inventaire physique

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler au moins tous les douze mois l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine ; elle doit établir les comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire.
Il en résulte qu’un inventaire est effectué tous les douze mois, à la date de clôture de l’exercice.

Le comptage matériel des existants en stock est d’une importance essentielle : le stock a une incidence directe sur le résultat, et représente généralement une grande partie des actifs.
De plus, il peut parfois apporter des informations utiles sur l’évaluation des biens, par exemple :

– les stocks à rotation lente,
– qualités des actifs inventoriés,
– biens incomplets ou détériorés,
– produit avec la date de péremption dépassée.

Afin que le recensement soit effectué avec un maximum de fiabilité et d’exactitude, l’entreprise a prévu des modalités de déroulement des opérations d’inventaire au moyen d’instructions écrites et rigoureuses qui précisent :

– le but de l’inventaire,
– la date et les heures de comptage,
– la préparation des lieux de stockage,
– le personnel chargé de l’inventaire,
– l’arrêt des mouvements pendant l’inventaire,
– le dénombrement et la saisie de l’inventaire,
– les procédures de séparation des exercices.

1- Date et heures de l'inventaire

La date de l’inventaire est le 15 Décembre de chaque année. Il est procédé ensuite à fixer les heures de début et de fin d’opérations de façon à prévoir la disponibilité du personnel pendant cette période.